Вимоги до складання первинних (зведених) документів, облікових регістрів, їх складання та виправлення помилок. Облікові документи поділяються на первинні та зведені Первинні та зведені документи банку

Установи держсектора складають первинку та регістри бухобліку за уніфікованими формами. Вони затверджені окремим наказом Мінфіну Росії від 30 березня 2015 року № 52н. Якщо для господарської операції немає уніфікованої форми, розробіть її самостійно. Власні бланки затвердіть в обліковій політиці. У статті розповімо про обов'язкові реквізити і як без помилок складати первинку.

Обов'язкові реквізити первинних документів

Пункт 7 Інструкції № 157н визначає, що первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за уніфікованими формами, затвердженими відповідно до законодавства РФ правовими актами уповноважених органів виконавчої влади, а документи, форми яких не уніфіковані, повинні містити обов'язкові реквізити:

• Назва документу;
• дату складання документа;
• найменування суб'єкта обліку, який склав документ;
• зміст факту господарського життя;
• величину натурального (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
• інформацію, необхідну для подання суб'єктом обліку (адміністратором доходів бюджетів бюджетної системи Російської Федерації) до Державної інформаційної системи про державні та муніципальні платежі відповідно до порядку, встановленого Федеральним законом від 27 липня 2010 року № 210-ФЗ «Про організацію надання державних та муніципальних послуг»;
• найменування посади особи, яка вчинила правочин, операцію та відповідального (відповідальних) за правильність її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за правильність оформлення події, що відбулася;
• підписи відповідальних осіб із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів для їх ідентифікації.

На замітку

Поширеною помилкою при самостійному формуванні первинних документів неуніфікованої форми є найменування установи та її ідентифікаційних кодів.

Важливо запам'ятати!

Наказом Мінфіну РФ від 30 березня 2015 року № 52н затверджено форми первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку, які використовуються державними (муніципальними) установами, а також Методичні вказівки щодо їх застосування.

Перелік уніфікованих первинних документів, що застосовуються державними (муніципальними) установами різних типів, наводиться у відповідних інструкціях щодо застосування плану рахунків.

Скільки зберігати документи

У статті 23 Податкового кодексу РФ сказано, що документи для розрахунку податків установа має зберігати протягом чотирьох років. Ця вимога відноситься до всіх документів бухгалтерського та податкового обліку для обчислення та сплати податків. Тобто і до документів електронних систем між банком та клієнтами. Дотримуватись зазначеного строку установа зобов'язана, якщо інші строки не встановлені законодавством.

Але в частині 1 статті 29 Закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ та пункті 14 Інструкції до Єдиного плану рахунків № 157н сказано, що первинні облікові документи, регістри бухобліку та звітність потрібно зберігати не менше п'яти років.

Таким чином, щоб уникнути відповідальності, зберігайте документи щонайменше п'ять років. Також законодавством може бути встановлений більш тривалий термін.

Зведені облікові документи

З первинних облікових документів шляхом узагальнення інформації складається зведений обліковий документ (п. 7 Інструкції № 157н).

До форми зведеного облікового документа пред'являються ті самі вимоги, що й до форми первинного облікового документа:

• зведені облікові документи складаються за формами, затвердженими Мінфіном Росії у порядку;
• якщо форму відповідного зведеного облікового документа не встановлено обліковими стандартами, її слід розробити суб'єкту обліку в рамках облікової політики з урахуванням вимог до обов'язкових реквізитів, встановлених в абзаці другому пункту 11 Інструкції № 157н:
• найменування регістру;
• найменування суб'єкта обліку, який склав регістр;
• дати початку та закінчення ведення регістру та період, за який складено регістр;
• хронологічне чи систематичне угруповання об'єктів бухгалтерського обліку;
• величина грошового чи натурального виміру об'єктів бухгалтерського обліку із зазначенням одиниці виміру;
• найменування посад осіб, відповідальних за ведення регістру;
• підписи відповідальних осіб із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні їхньої ідентифікації.

Відповідно до статті 9 Закону про бухгалтерський облік та пунктів 8, 9 Інструкції № 157н первинні облікові документи повинні складатися в момент вчинення факту господарського життя, а якщо це не є можливим – безпосередньо після його закінчення. Ухвалення до обліку документів провадиться виходячи з припущення їх належного складання відповідальними особами.

На замітку

Особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку та особу, з якою укладено договір про надання послуг (угоду про передачу повноважень) щодо ведення обліку, не несуть відповідальності за відповідність складених іншими особами первинних документів фактам господарського життя, що відбулися (п. 9 Інструкції № 157н) .

Виходячи із зазначених положень Закону про бухгалтерський облік та Інструкції № 157н, при формуванні графіка документообігу до облікової політики установи необхідно в обов'язковому порядку встановити коло осіб, відповідальних за оформлення первинних документів, тобто відображення в них фактів господарського життя, що реально відбулися.

Вид документів

Первинні та зведені облікові документи складаються у паперовому вигляді. Відповідно до пункту 11 Інструкції № 157н за наявності технічної можливості вони можуть бути складені в електронному вигляді із застосуванням технології електронного підпису. Суб'єкт обліку має забезпечити виведення електронних документів на паперовий носій для інших учасників господарської операції, а також на вимогу контролюючих органів.

У зведені документи, сформовані на підставі уніфікованих форм, також допускається внесення додаткових реквізитів, зміна їх пропорцій, ширини, висоти, орієнтації по аркушу, внесення додаткових порожніх рядків до наявних та додавання вкладних аркушів. Не допускається вилучення реквізитів, передбачених уніфікованими формами.

Зміна пропорцій форм первинних та зведених облікових документів, додавання додаткових показників може мати місце поза волею суб'єкта обліку через особливості застосовуваного для автоматизації обліку програмного забезпечення. Такі зміни носять систематичний характер (присутні в усіх документах відповідного виду), їх слід відобразити в обліковій політиці.

Не допускається прийняття до обліку первинних та зведених облікових документів щодо готівкових або безготівкових грошових коштівз виправленнями. Інші первинні та зведені облікові документи можуть бути прийняті до обліку з виправленнями, лише якщо виправлення внесено за погодженням з особами, відповідальними за складання відповідних документів. Такі виправлення виконуються шляхом закреслення та надписування виправлених даних з позначкою «Виправлено», зазначенням дати виправлення та підписом особи, яка вносила виправлення.

Надійшли до бухгалтерії установи первинні облікові документи обов'язково піддаються перевірці як формою (повнота і правильність оформлення, заповнення реквізитів), і за змістом (законність документованих операцій, логічна ув'язка окремих показників).

Забороняється приймати до оформлення та виконання первинні облікові документи за операціями, які суперечать законодавству РФ та встановленому порядку приймання, зберігання та витрачання коштів, нефінансових та інших активів. Такі документи мають бути передані головним бухгалтером керівнику установи для ухвалення рішення щодо них.

Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати позначку, яка виключає можливість їх повторного використання (при ручній обробці, наприклад, проставляється дата запису в обліковий регістр).

Копії документів (за винятком засвідчених у встановленому законодавством РФ порядку), включаючи факсимільні та інші документи, до виконання та бухгалтерського обліку не приймаються. Відповідні посадові особиповинні вжити заходів щодо подання до бухгалтерії установи оригіналів первинних облікових документів або завірених у встановленому порядку їх копій.

Після закінчення кожного звітного періоду (місяця, кварталу, року) первинні (зведені) облікові документи, сформовані на паперовому носії, що належать до відповідних журналів операцій, іншим регістрам бухгалтерського обліку, хронологічно підбираються та скидаються. На обкладинці зазначаються:

• найменування суб'єкта обліку;
• найменування головного розпорядника коштів бюджету, повноваження якого виконує суб'єкт обліку – організація, яка здійснює повноваження одержувача бюджетних коштів;
• назва та порядковий номер папки (справи);
• період (дата), за який сформовано регістр бухгалтерського обліку (журнал операцій), із зазначенням року та місяця (числа);
• найменування регістру бухгалтерського обліку (журналу операцій) із зазначенням за наявності його номера;
• кількість аркушів у папці (справі).

Облікові регістри

Облікові регістри служать для систематизації та накопичення інформації, що міститься у прийнятих до обліку первинних (зведених) облікових документах, для оперативного контролю за залишком майна, коштів, наявності дебіторської та кредиторської заборгованості, станом планово-фінансових показників. Облікові регістри можна умовно поділити на дві категорії:

• первинні облікові регістри;
• накопичувальні облікові регістри.

Первинні облікові регістри є для реєстрації в хронологічному порядку господарських операцій за рахунком, аналітичним об'єктом або групою однорідних об'єктів. Типовими видами первинних облікових регістрів можна назвати:

• журнали операцій;
• журнал обліку прийнятих зобов'язань;
• картку обліку матеріальних цінностей.

Накопичувальні облікові регістри містять дані про залишки за рахунками, аналітичними об'єктами обліку та підсумкові обороти за період. Як правило, накопичувальні облікові регістри формуються шляхом перенесення підсумкових показників із первинних облікових регістрів. Типовими видами накопичувальних облікових регістрів можна назвати:

• оборотну відомість з нефінансових активів;
• головну книгу

У пункті 11 Інструкції № 157н визначено, що облікові регістри можуть бути сформовані:

• у вигляді книг;
• у вигляді журналів;
• у вигляді карток;
• за наявності технічної можливості – на машинному носії у вигляді електронного документа (реєстру).

У пункті 19 Інструкції № 157н зазначено, що при комплексній автоматизації бюджетного обліку інформація про об'єкти обліку формується в базах даних програмного комплексу, що використовується, і відповідно формування регістрів бюджетного обліку має здійснюватися в електронній формі. На паперовому носії регістри формуються лише за відсутності технічної можливості.

За відсутності електронного підпису та (або) необхідності забезпечення їх зберігання на паперовому носії формування облікових регістрів здійснюється з періодичністю, встановленою в рамках формування облікової політики суб'єктом обліку, але не рідше за періодичність, встановлену для складання та подання суб'єктом обліку бухгалтерської (фінансової) звітності, що формується на підставі даних відповідних регістрів бухгалтерського обліку.

При виведенні регістрів бухгалтерського обліку на паперові носії (формуванні машинограм регістрів бухгалтерського обліку) допускається відмінність вихідної форми документа (машинограми) від затвердженої за умови, що реквізити та показники вихідної форми документа (машинограми) містять обов'язкові реквізити та показники відповідності.

Суб'єкт обліку може встановлювати у межах своєї облікової політики додаткові облікові регістри (інші регістри бухгалтерського обліку).

Відображення виправлень в електронному регістрі бухгалтерського обліку здійснюється особами, відповідальними за ведення регістру, у порядку, передбаченому положеннями пункту 18 Інструкції №157н.

Види облікових регістрів для кожного з рахунків Єдиного плану рахунків та порядок ведення аналітичного обліку визначено в Інструкції №157н. Для інших рахунків форми облікових регістрів мають бути затверджені у межах облікової політики суб'єкта обліку.

Первинні облікові документи та регістри обліку можуть бути вилучені лише органами дізнання, попереднього слідства та прокуратури, судами, податковими інспекціями та органами внутрішніх справ на підставі їх постанов відповідно до законодавства РФ.

Облікові документи поділяються на первинні та зведені.

Первинні документискладаються на момент здійснення господарської операції. Прикладом таких документів є накладні на відпуск матеріалів зі складів організації цехів.

Зведені документискладаються на основі первинних документів, наприклад, розрахунково-платіжна відомість.

У момент фіксації даних у первинних документах виникає бухгалтерська інформація, яка не реєструється автоматично. Усі кількісні та якісні її характеристики піддаються логічному, арифметичному та юридичному контролю перед складанням первинних документів. Такий контроль здійснюється як працівниками, які займаються веденням первинного обліку, і працівниками служб управління.

Підписуючи прибуткові та видаткові касові ордери, розрахунково-платіжні відомості, платіжні доручення та вимоги, інші банківські документи, керівник організації ретельно аналізує кожну господарську операцію.

У процесі отримання бухгалтерської інформації виділяються такі етапи:

• § попередня робота перед складанням первинних документів;
• § складання первинних документів;
• § затвердження первинних документів;
• § робота бухгалтерії зі складання та обробки первинних документів.

Збір бухгалтерської інформації передбачає відповідну роботу різних служб організації. Для цієї стадії характерний найвищий рівень аналітичності та оперативності обліку.

Другою стадією облікового процесу є опрацювання бухгалтерської інформації. Вона передбачає безпосередню участь у отриманні бухгалтерської інформації працівників функціональних служб управління. Так, при обліку товарно-матеріальних цінностей на підставі первинних документів передбачаються угруповання та узагальнення даних у картках складського обліку матеріалів. Щомісяця з карток та книг дані переносяться до звітів про рух матеріальних цінностей. У встановлені терміни завідувачі складів та керівники підрозділів подають ці звіти до бухгалтерії організації.

Керівні працівники беруть участь у обробці даних. Так, за допомогою працівників різних служб управління встановлюються винуватці нестач та втрат.

Після перевірки арифметичних підрахунків, законності та доцільності оформлених господарських операцій бухгалтерські документи реєструються, а потім здійснюється економічне угруповання їх даних у системі синтетичних та аналітичних рахунків бухгалтерського обліку шляхом запису в облікових регістрах.

Облікові регістри є рахункові таблиці певної форми, побудовані відповідно до економічної угрупованням даних про майно та джерелах його освіти. Вони є відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку.

Облікові регістри залежно від будови поділяються на хронологічні та систематичні. У хронологічних регістрах господарські операції відбиваються у послідовності їх здійснення. Систематичні облікові регістри служать для угруповання господарських операцій за встановленими ознаками.

Облікові регістри ведуться у вигляді бухгалтерських книжок, карток, відомостей, журналів, і навіть машинних носіїв.

Синтетичний облік здійснюється в систематичних регістрах, а аналітичний облік - в аналітичних регістрах. Записи у регістрах здійснюються як вручну, і з використанням засобів обчислювальної техніки.

Сукупність і розташування реквізитів у регістрі визначають його форму, яка залежить від особливостей об'єктів, що враховуються, призначення регістрів, способів облікової реєстрації. Під обліковою реєстрацією розуміється запис господарських операцій на облікових регістрах.

У бухгалтерських книгах всі сторінки пронумеровані і укладені в обкладинку. На останній сторінці вказують число та засвідчують її підписами уповноважених осіб. У деяких книгах, наприклад, касової, сторінки не тільки нумерують, а й прошнуровують шпагатом, скріплюють сургучною печаткою. Залежно від обсягу облікових записів у книзі для того чи іншого рахунку приділяється одна або кілька сторінок. Бухгалтерські книги застосовують для синтетичного та аналітичного обліку.

Картки виготовляють із щільного паперу чи нещільного картону, не скріплюючи між собою. Їх зберігають у спеціальних ящиках – картотеках. Картки відкривають на рік і реєструють у спеціальному реєстрі для забезпечення контролю за їх збереженням.

Відомості відрізняються від карток тим, що вони виготовляються з менш щільного паперу та мають більший формат. Їх зберігають у спеціальних папках, званих реєстраторами. Відомості відкриваються, як правило, на місяць чи квартал.

Записи в облікових регістрах мають бути чіткими, короткими, зрозумілими, розбірливими. Після реєстрації господарської операції в обліковому регістрі на первинному документі роблять відповідну відмітку для полегшення подальшої перевірки правильності рознесення. Після закінчення місяця по кожній сторінці облікових регістрів підбивають підсумки. Підсумкові записи систематичних та аналітичних регістрів обов'язково звіряють шляхом складання оборотних відомостей.

Після затвердження річного звіту облікові регістри групують, переплітають та здають на зберігання до поточного архіву організації

господарські операції, що відбуваються в процесі діяльності організацій, різноманітні за своїм змістом. Цим зумовлюється відмінність форм та змісту документів, якими оформлюються господарські операції. Відмінності у документах викликаються також способами їх оформлення та подальшої обробки в обліковому процесі.

Правильному складання та використання документів у бухгалтерському обліку сприяє їхня класифікація.

Під класифікацією документіврозуміють їхнє угруповання за певними ознаками (таблиця 5.2).

Таблиця 5.2 - Схема класифікації бухгалтерських документів

класифікації	документа	Характеристика
За призначенням	Розпорядчі		Довіреність на одержання матеріальних цінностей, чек на одержання грошей з розрахункового рахунку
	Виправдувальні	Складаються в момент здійснення господарської операції, відображаючи її виконання особою, яка надала такий документ	Товарно-транспортна накладна, прибутковий касовий ордер, авансовий звіт
	Комбіновані	Поєднують дозвільний та виправдувальний характер. Їх використання дозволяє скоротити кількість документів, спростити та прискорити процес бухгалтерської обробки інформації.	Видатковий касовий ордер, лімітно-забірна картка, розрахунок заробітної плати за час відпустки
За місцем складання	Внутрішні	Складаються та використовуються для оформлення господарських операцій, що здійснюються всередині організації	Касові ордери, платіжні відомості товарні звіти
		Надходять від інших організацій або направляються з цієї організації до інших організацій	Рахунок-фактура постачальника, платіжне доручення
За ступенем узагальнення інформації	Первинні	Складаються в момент здійснення господарської операції або безпосередньо після її закінчення	Касові ордери, платіжні вимоги, платіжні доручення
		Складаються для узагальнення інформації про господарські операції, оформлені раніше первинними документами	Касовий звіт, авансовий звіт товарно-грошовий звіт

Закінчення таблиці 5.2

класифікації	документа	Характеристика
За способом охоплення операцій		Необхідні для відображення однієї або кількох однорідних господарських операцій, що здійснюються одночасно	Товарно-транспортна накладна, прибутковий касовий ордер
	Накопичувальні	Служать для реєстрації та накопичення даних за однорідними господарськими операціями, що здійснюються в різний час протягом певного періоду	Звіт про рух товарів по складу, забірний лист, лімітно-огорожі

Бухгалтерські документи класифікуються за такими ознаками:

1) за призначенням;

2) місце складання;

3) ступеня узагальнення інформації;

4) способу охоплення операцій.

За призначеннямдокументи поділяються на розпорядчі, виконавчі (виправдувальні), комбіновані, документи бухгалтерського оформлення та нормативні.

До розпорядчих документіввідносяться письмові розпорядження уповноважених осіб на виконання певних господарських операцій: накази, розпорядження, записки про прийом та звільнення з роботи, про відпустку та ін. Їхнє основне призначення – передача вказівок керівних працівників безпосереднім виконавцям. Ці документи ще містять у собі підтвердження фактів здійснення операцій, тому власними силами що неспроможні бути основою відображення операцій на обліку.

Виконавчі (виправдувальні) документизасвідчують факт здійснення операцій, підтверджують їх виконання та складаються в момент здійснення операції. До них відносяться різні відомості із заробітної плати, акти, накладні, прибуткові ордери на матеріали, що надійшли, рахунки, платіжні вимоги на відпущену продукцію та ін.

Найчастіше на практиці застосовуються комбіновані документи,які поєднують ознаки розпорядчих та виправдувальних. Вони містять розпорядження на здійснення господарських операцій та засвідчують факт їх виконання. До таких документів належать прибуткові та видаткові касові ордери, вимоги та накладні на відпустку матеріалів, оголошення про внесок готівкових коштів на розрахунковий рахунок, наряди та ін.

Так, наприклад, вимога на відпуск матеріалів містить не тільки кількість затребуваного матеріалу та підписи осіб за рядком "Зажадав" та "Дозволив", а й фактичну кількість відпущеного матеріалу та підписи осіб за рядками "Відпустив" та "Отримав". Аналогічним комбінованим документом є і наряд на відрядні роботи, де вказується не лише задана робота та її обсяг, а й фактичне виконання завдання з відповідними підписами та показниками.

До окремої групи належать документи бухгалтерського чи облікового оформлення (комбіновані).

Документами бухгалтерського оформлення називають такі документи, які створюються апаратом бухгалтерії для підготовки облікових записів. Вони складаються в бухгалтерії на підставі раніше оформлених документів та призначені для відображення бухгалтерських записів в облікових регістрах з метою прискорення облікового процесу. У цих документах немає розпорядження на проведення господарської операції та немає підтвердження факту її вчинення. Наприклад, розрахунок суми претензії за позовом, розрахунок амортизації основних засобів та нематеріальних активів, розрахунки товарних втрат тощо.

До документів бухгалтерського оформлення належать також бухгалтерські довідки. Вони складаються у тих випадках, коли потрібно перенести суму з одного рахунку на інший, оформити закриття рахунку, виправити помилки, допущені в облікових записах тощо. Необхідність у цьому виникає досить часто, і тому такого роду довідки в бухгалтерській практиці дуже поширені.

За місцем складаннядокументи поділяються на внутрішні та зовнішні.

Внутрішні документискладаються у тому підприємстві (організації, установі), де відбулася (відбулася) господарська операція (прибутковий касовий ордер). Ці документи не виходять за межі організації.

Зовнішні документинадходять від інших організацій (ззовні) та ними оформлюються операції, що здійснюються між підприємствами. Наприклад, платіжна вимога про перерахування грошей за відпущену продукцію, накладні, рахунки-фактури контрагентів. Окремі внутрішні документи в результаті господарських операцій стають зовнішніми, наприклад, грошові чеки, платіжні доручення. При заповненні внутрішніх документів достатньо вказати лише обов'язкові реквізити, а при складанні зовнішніх документів необхідно додати додаткові реквізити документів для повноти характеристики господарської операції.

За ступенем узагальнення інформаціїбувають первинні та зведені документи.

Первинні документивідбивають факт скоєння окремих господарських операцій та складаються на момент їх скоєння. Вони є першим формальним доказом того, що ці операції справді виконані. Прикладом первинного документа є прибутковий ордер. Він складається при надходженні матеріалів на склад і свідчить про виконання комірником даного йому розпорядження про їх прийом.

Зведениминазиваються документи, складені з урахуванням первинних документів. Вони відображаються операції, раніше вже оформлені відповідними первинними документами. До зведених документів відносять авансовий звіт, який заповнюється на підставі первинних документів, де зазначаються всі витрати, зроблені підзвітною особою, розрахунково-платіжні відомості із заробітної плати або відомості випуску готової продукції, різні внутрішні звіти (наприклад, звіт про рух матеріальних цінностей за складом) та ін Всі ці документи обов'язково містять додаткові дані, крім тих, що є в первинних документах, що з'явилися базою для їх складання.

Зведені документи служать, по-перше, для об'єднання даних первинних документів та отримання укрупнених показників і, по-друге, для угруповання даних первинних документів з метою отримання додаткових відомостей про операції, що враховуються, і відображення цих операцій у новому розрізі. Отже, зведені документи використовуються як засіб обробки вихідних первинних даних про операції.

За способом охоплення операційдокументи поділяються на разові та накопичувальні.

До разовихналежать документи, що відображають, як правило, одну господарську операцію. Відмінна риса цих документів - відразу після складання вони передаються в бухгалтерію і можуть бути основою для бухгалтерських записів. Прикладом таких документів є вимоги, касові ордери, грошові чеки, накладні та ін.

Накопичувальні або багаторазові первинні документи служать для відображення однорідних операцій, що багаторазово повторюються, відрізняються тільки датою і кількісними показниками. Ці змінні дані по операціях записуються в документ у міру їх здійснення та підтверджуються підписами учасників або іншим способом. Остаточне оформлення документа і передача їх у бухгалтерію здійснюються у встановлений час, але, як правило, пізніше кінця місяця.

Такими документами є лімітно-забірні картки або відомості на відпуск матеріалів, маршрутні картки з обробки партії деталей та нарахування за нею заробітної плати, відомості обліку виробітку та ін. місяці, а також ускладнюють угруповання (розчленування) інформації.

Окрім названих, існує ще ціла низка класифікаційних ознак для угруповання документів.

За видом матеріальних носіїв інформаціїдокументи ділять на традиційні (паперові) та машинні (технічні). Машинні носії інформації, поряд з величезними перевагами в обробці та запису даних, мають і ряд недоліків, наприклад, для їх візуального перегляду та розшифровки необхідні спеціальні пристрої-дисплеї, автоматичні друкарські пристрої, датчики та ін. Немає надійних способів підтвердження даних типу друку та підписів осіб, способів захисту у вигляді бланків, виконаних на спеціальному папері, надійного зберігання і т.п. обліку настає "ера безпаперової бухгалтерії".

За рівнем використання техніки розрізняють документи, заповнені вручну, машинним способом та отримані автоматично.

Документація є основою обліку, тому від того, як організовано первинний облік та якість якостей бухгалтерських документів, залежать своєчасність і точність відображення господарських операцій, подальше прийняття управлінських рішень і в кінцевому підсумку результати діяльності організації.

Шляхами вдосконалення первинного обліку та бухгалтерських документів є:

1) уніфікація документів та його матеріальних носіїв, тобто. створення єдиної структури документів та форм їх носіїв для різних галузей національної економіки (наприклад, касові ордери, банківські документи та ін.);

2) стандартизація документів, тобто. створення однакових стандартних розмірів матеріальних носіїв однотипних документів;

3) автоматичне знімання первинних даних;

4) широке застосування замість паперових технічних носіїв, терміналів, відеозаписів;

5) скорочення кількості документів, які не несуть корисних даних для управління;

6) звільнення документів від виробничих показників;

7) вилучення постійних реквізитів та використання бази даних (БД) та розподіленої бази даних (РБД);

8) запровадження показників, необхідні контролю, аналізу.

Коли ми розробляємо вимоги, зазвичай ми зводимо їх у якісь сукупності. Наразі, щоправда, ці сукупності більш розмиті через застосування систем управління вимогами, де вони просто фіксуються в базі даних, через що іноді розмивається поділ за рівнями та видами вимог. Проте всі аналітики стикаються зі зведеними документами вимог. Давайте розглянемо основні поняття, які стосуються цих документів.

Якщо ви пам'ятаєте, на картинці з класифікацією вимог, яку я взяв з книги Вігерса, на кожному рівні були присутні назви документів, які ці вимоги повинні збиратися. На рівні бізнес-вимог це був документ про образ і межі проекту (Vision), на користувальницькому рівні - специфікація вимог користувача (у попередніх редакціях книги там була специфікація варіантів використання, оскільки в той час цей метод опису вимог був широко поширений), і самому нижньому рівні — так звана специфікація вимог до програмного забезпечення (Software Requirements Specification чи SRS).

Це досить відомі назви зведених документів. Не тільки тому, що книга Вігерса широко поширена, а й тому, що він при її написанні спирався на вже існуючий досвід. Є такий інститут IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers), він пропонує свій набір документів, які мають розроблятися у процесі створення програмних продуктів, і також згадується специфікація вимог до ПЗ (SRS). Для неї є стандарт IEEE 830, теж, напевно, відомий багатьом аналітикам, який досі активно використовується.

Є підхід ГОСТовського ще Радянського союзу, який зараз поширений у Росії та країнах, що залишилися від СРСР. Ця термінологія всім вам відома і, зокрема, тут є технічне завдання. Тут виділяється етап розробки Концепції та є етап розробки Технічного завдання. Ці два терміни - концепція і технічне завдання - найчастіше вживаються, коли ми говоримо про зведені документи вимог.

І є ще Rational Unified Process (RUP). Дуже поширений метод розробки програмного забезпечення, за яким ще років десять тому проводилося багато тренінгів. Там теж використовувалася термінологія, яку використовував і Вігерс у тому числі: тут ми бачимо знову слово «Vision», тут та сама специфікація юзкейсів (варіантів використання), і тут є SRS.

Тобто, ще раз повторимо, є такі документи: Концепція або Vision, Специфікація користувацьких вимог, Технічне завдання та SRS. Це найчастіше використовувані назви зведених документів вимог. Але через те, що таких стандартів декілька, іноді виникає деяка плутанина в тому, що ж за цими документами стоїть.

Для того щоб не плутатися в термінах, давайте заглибимося в їх відмінності у різних підходах.

За Вігерсом, Vision - це документ про межі та образ проекту, що містить бізнес-вимоги до продукту. Опис образу дозволяє всім зацікавленим особам у загальних рисахзрозуміти призначення продукту. Або, іншими словами, Vision містить той образ продукту, який повинен розділятися всіма учасниками проекту та іншими стейкхолдерами. У цьому сенсі документ Vision є важливим як таке сховище бізнес-вимог, які, як ми говорили, особливо важливі в інтернет-проектах. Документ Vision дозволяє зібрати їх все в одному місці, і ця та сама концепція, яку треба слідувати, і яку якщо ми змінюємо, то маємо це робити свідомо.

Та й крім того, там ще визначаються межі проекту, як правило, для першої версії. Тобто коли ми створюємо новий продукт, ми описуємо його концепцію, розуміючи, що потрібно робити в першу чергу, а що не так важливо або що ми просто не в змозі реалізувати. І тому така перша верхньорівнева пріоритизація також у цій концепції наводиться. Часто в концепцію просто включають розділ із переліком функцій, які мають бути реалізовані у першій версії.

Якщо ми дотримуємося наших стандартів (ГОСТів), то за ГОСТ 34 Концепція — це зовсім інший документ. Це фактично результат науково-дослідної роботи. Треба розуміти, що ГОСТ розроблявся за радянських часів, за доби ще дуже великих машин. Ні про який інтернет тоді не йшлося, а персональні комп'ютери представлялися якоюсь казкою. І тому, щоб розробити якусь нову систему, застосовувалися досить важкі та дорогі методи. А Концепція мала уявити кілька варіантів автоматизованої системи, яку ми можемо створити. У ній представлені дуже високорівневі бізнес-вимоги, які не перетинаються з термінологією «Vision» Вігерса. Це треба розуміти: якщо вам доводиться працювати за ГОСТами, то Концепція ГОСТ і Vision це абсолютно різні документи. Тобто Концепція по ГОСТу має надати різні варіанти створення системи для вибору, і в тому числі може використовуватися для ухвалення рішення про те, що продукт не розроблятиметься. Це етап, який проводиться на початок проекту.

Ми розумітимемо під словом «концепція» те, що у всьому світі називається Vision. Тобто документ про образ та межі проекту, як його визначає Вігерс та більшість інших стандартів.

Часто виникають різночитання, наскільки технічне завдання відповідає специфікації SRS. Тут я навів те, що має містити специфікація вимог SRS стандарту IEEE 830, про який ми вже говорили. Специфікація повинна правильно визначати всі вимоги до програмного забезпечення, не повинна описувати деталі розробки або реалізації та накладати додаткові обмеження на програмне забезпечення. Сенс у тому, що специфікація, з одного боку, досить детально описує всі вимоги до продукту, причому його повну модель. А з іншого боку, вона повинна писатися таким чином, щоб ми, наприклад, могли таку специфікацію використовувати для створення продукту з нуля.

Вона пишеться лише на рівні функцій, які має реалізувати продукт. У ній можуть описуватись конкретні алгоритми, тобто це досить низькорівневий документ. Але при цьому ми можемо за однією і тією ж специфікацією, наприклад, розробити одну програму в консольному варіанті, а іншу з графічним інтерфейсом. І формулювання мають бути такими, щоб вони не впливали на спосіб створення продукту. Наприклад, не можна писати в специфікації щось на зразок «користувач натискає кнопку», тому що кнопка – це елемент конкретного інтерфейсу.

Технічне завдання. Я знову взяв його опис із ГОСТ 34. Взагалі, саме словосполучення «технічне завдання» — це такий російськомовний термін, який із ГОСТу і з'явився.

Спочатку в ньому перераховуються загальні відомості, призначення та цілі створення системи, характеристика об'єкта автоматизації. Перші три пункти — це фактично високорівневі бізнес-вимоги, які зазвичай входять до Концепції або Vision. Тобто призначення та цілі створення системи та загальні відомості про створювану систему.

Далі йде розділ «Вимоги до системи». Він складає основну частину ТЗ, але, якщо вчитатися в стандарт, то ми розуміємо, що йдеться все-таки про бізнес-вимоги, також досить високорівневі.

У ТЗ згідно з ГОСТом, крім власне вимог до системи, ще включаються елементи проектного управління. Тобто склад та зміст робіт зі створення системи, порядок контролю та приймання, склад та зміст робіт з підготовки системи до введення в дію.

І ще ТЗ включають вимоги до документування та опис джерел розробки.

Власне до вимог належать пункти: загальні відомості, призначення та цілі створення системи, характеристика об'єкта автоматизації, вимоги до системи та вимоги до документування. А інші пункти вже описують не сам продукт (як він має виглядати і для чого створюється), а описують, як він створюватиметься, тобто якісь етапи, необхідні для його розробки.

Цим технічне завдання відрізняється від специфікації вимог. Якщо ми використовуємо термін «технічне завдання» в термінології ДСТУ, ми повинні розуміти, що це документ, що містить бізнес-вимоги, але, крім цього, містить деякі договірні зобов'язання з розробки продукту. Зазвичай технічне завдання додається до договору розробки продукту.

Вам як аналітикам потрібно розуміти, що ТЗ і SRS — це не одне й те саме. Хоча дуже часто я бачу та розумію з контексту, що передбачається саме це.

ДЕРЖСТАНДАРТ зазвичай застосовується при розробці продуктів за державним або муніципальним замовленням. Стандарт потрібен для того, щоб замовник міг очікувати на якісь гарантії якості створюваної системи. Але якщо ви не пов'язані суворим дотриманням стандарту, то дуже часто під технічним завданням розуміється документ, який містить лише те, що є власне вимогами. А документація, яка належить до ведення проекту, зазвичай робиться у вигляді інших документів.

На цій картинці я показав, де приблизно знаходяться ці зведені документи вимог стосовно тих рівнів вимог, про які ми говорили.

Концепція або vision. Лежить, в основному, на рівні бізнес-вимог і трохи зачіпає вимоги користувача — в частині перерахування основних користувачів, основних сценаріїв роботи з продуктом, але не вдаючись до деталей.

Технічне завдання теж містить, в основному, бізнес-вимоги, але в ньому можуть міститися більш деталізовані вимоги користувача. Наприклад, можна включити до ТЗ перелік варіантів використання, якщо ми використовуємо цей спосіб розробки вимог. У цьому сенсі технічне завдання покриє частину вимог користувача. Але саму специфікацію варіантів використання, тобто опис конкретних процедур взаємодії користувача з системою, зазвичай роблять у вигляді іншого документа, оскільки часто неможливо зробити його частиною контракту, тому що інтерфейси на момент затвердження технічного завдання ще просто не визначені.

Специфікація вимог користувача, як випливає з назви, закриває другий рівень, відповідно до тих методів, які ви використовуєте для їх розробки. Вона трохи зачіпає бізнес-вимоги для контексту тих вимог користувача, які ми розробляємо. І може опускатися трохи нижче, на рівень вимоги до реалізації, для опису інтерфейсів - конкретних екранів, їх послідовності і т. д.

SRS. Ця специфікація призначена для закриття всіх рівнів, але зазвичай вона йде на додаток до Концепції. Тобто концепцію ми розробляємо у Vision для того, щоб закрити бізнес-вимоги, а решту ми включаємо в SRS.

Приблизно так зазвичай розподілені за рівнями вимоги, що включаються до цих зведених документів. І ми в цьому курсі дотримуватимемося такого поділу. Якщо ми говоритимемо про технічне завдання, то розумітимемо, що ми знаходимося ближче до бізнес-вимог. Якщо говоримо про SRS, ми розуміємо, що описуємо вже досить детально і повно створюваний продукт.

Про регістри синтетичного та аналітичного обліку ми розповідали в . У цьому матеріалі наведемо список облікових регістрів бухгалтерського обліку.

Регістри бухобліку

Нагадаємо, що регістри бухгалтерського обліку - це вид, призначений для реєстрації, систематизації та накопичення інформації, яка міститься в первинних документах, прийнятих до бухобліку (ст. 10 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ). Бухгалтерські регістри - це основа для зведеного відображення інформації на рахунках обліку. Облікові регістри у бухгалтерському обліку використовуються для складання бухгалтерської звітності.

Регістри бухгалтерського обліку за призначенням поділяються на хронологічні та систематичні регістри, а за ступенем узагальнення інформації на синтетичні регістри та регістри аналітичного обліку. Наприклад, на відміну від хронологічних систематичні регістри бухгалтерського обліку призначені для узагальнення інформації про облікові об'єкти за певний період, представляючи зведені дані про обороти та залишки в розрізі синтетичних рахунків.

Покажемо, що таке регістри бухгалтерського обліку з прикладу. Однією з найпоширеніших регістрів синтетичного обліку, широко застосовуваних бухгалтерами під час складання бухгалтерського балансу, є оборотно-сальдова відомість. У цьому реєстрі за певний період по кожному синтетичному рахунку наводиться інформація про залишок на початок періоду, обороти за період і сальдо на кінець періоду. Природно, інформація про сальдо та обороти подається окремо за дебетом та кредитом відповідних рахунків:

Рахунок	сальдо на початок періоду		Обороти за період		Сальдо на кінець періоду
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
01
…
99
Разом

Склад бухгалтерських регістрів

Бухгалтерське законодавство надає організації право самостійно розробляти форми та види регістрів бухгалтерського обліку (ч. 5 ст. 10 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Питання ведення регістрів бухгалтерського обліку також на розсуд організації. Так, регістри бухгалтерського обліку можуть вестись на паперовому носії або у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом (ч. 6 ст. 10 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ). Вибір організація робить сама.

Перелік регістрів бухгалтерського обліку є обов'язковим розділом. Види облікових регістрів бухгалтерського обліку при поряд з відомостями можуть бути застосовані, зокрема, такі (Лист Мінфіну СРСР від 08.03.1960 № 63, Наказ Мінфіну РФ від 31.10.2000 № 94н):

Найменування регістра бухгалтерського обліку	Кредитований рахунок бухгалтерського обліку
	50 «Каса»
	51 «Розрахункові рахунки»
	55 «Спеціальні рахунки у банках»
	66 «Розрахунки за короткостроковими кредитами та позиками»; 67 «Розрахунки за довгостроковими кредитами та позиками»
	60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»
	71 «Розрахунки з підзвітними особами»
	60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками», субрахунок «Аванси видані»; 62 "Розрахунки з покупцями та замовниками", субрахунок "Аванси отримані"; 68 «Розрахунки з податків та зборів»; 76 «Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами»; 79 «Внутрішньогосподарські розрахунки»
	20 "Основне виробництво"; 21 «Напівфабрикати власного виробництва»; 23 «Допоміжні виробництва»; 25 «Загальновиробничі витрати»; 26 «Загальногосподарські витрати»; 29 «Обслуговуючі виробництва та господарства»; 69 «Розрахунки із соціального страхування та забезпечення»; 70 «Розрахунки з персоналом з праці»; 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей»; 96 "Резерви майбутніх витрат"; 97 «Витрати майбутніх періодів»
	40 «Випуск продукції (робіт, послуг); 41 "Товари"; 43 "Готова продукція"; 45 «Товари відвантажені»; 46 «Виконані етапи з незавершених робіт»; 62 «Розрахунки з покупцями та замовниками»; 90 «Продаж»
	86 «Цільове фінансування»
	01 «Основні засоби»; 02 «Амортизація основних засобів»; 80 «Статутний капітал»
	84 «Нерозподілений прибуток (непокритий збиток)»; 98 "Доходи майбутніх періодів"; 99 «Прибутки та збитки»
	07 «Обладнання для встановлення»; 08 «Вкладення у необоротні активи»

При веденні бухгалтерського обліку у спеціалізованих бухгалтерських програмах в обліковій політиці може передбачатися, що регістри бухгалтерського обліку ведуться у вигляді спеціальних форм в електронному вигляді та на паперових носіях, в основі яких лежать регістри, передбачені програмою. Такими регістрами, що формуються у паперовому вигляді або на комп'ютері (з електронним підписом), можуть бути Головна книга, оборотно-сальдова відомість.